Fecha de creación: 22 de marzo de 2021
Fecha de modificación: 18 de diciembre de 2023

Esta Política de Privacidad tiene por objetivo explicar cómo Organon Colombia S.A.S. (en adelante “ORGANON” o “nosotros”) realiza el tratamiento de datos personales en cumplimiento con el derecho constitucional de Habeas Data, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que les complementen, modifiquen o adicionen. Al recopilar, utilizar, almacenar, eliminar o procesar de algún otro modo algún dato personal, lo hacemos con cuidado y siguiendo todas las normas vigentes de privacidad y protección de datos personales, así como los principios rectores definidos en la Ley Estatutaria 1581 del 2012. Esta Política hace parte integral y se complementa con la Política de Privacidad Global de Organon[1], cuyos términos se aplican al tratamiento realizado por ORGANON siempre que no estén en contradicción con lo descrito en esta Política. En todo caso, en caso de contradicción entre la Política de Privacidad Global de Organon y esta Política y/o la Legislación de Privacidad (como se define más adelante), prevalecerá esta Política y la Legislación de Privacidad. En todos los casos, ORGANON dará estricto cumplimiento a la legislación local aplicable.

En este sentido le informamos:

  1. DEFINICIONES

A los siguientes términos se le dará el significado que a continuación se establece:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Legislación de Privacidad: La Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que les complementen o adicionen.
  • Responsable: Para esta Política, Organon Colombia S.A.S., identificada con NIT 901.378.725-2 con domicilio en la Calle 127ª No. 53A – 45 Torre 2 Piso 6 Bogotá, D.C., correo electrónico: privacidad.colombia@organon.com y teléfono: +57 601 7432980. A los efectos de la Política de Privacidad Global de Organon, cuando el tratamiento de datos sea realizado por nosotros, se entenderá que somos los responsables del tratamiento.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento tales como clientes, consumidores, exempleados, proveedores, pacientes, profesionales de la salud, cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Transferencia: Actividad en la cual el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en la República de Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Para efectos de esta Política, el responsable del tratamiento es ORGANON COLOMBIA S.A.S., identificada con NIT 901.378.725-2 con domicilio en la Calle 127A No. 53A – 45 Torre 2 Piso 6 Bogotá, D.C., correo electrónico: privacidad.colombia@organon.com y teléfono: +57 601 7432980. A los efectos de la Política de Privacidad Global de Organon, cuando el tratamiento de datos sea realizado por nosotros, se entenderá que somos los responsables del tratamiento.

  1. PRINCIPIOS CLAVE

Los siguientes son puntos que tenemos en cuenta al recopilar, utilizar, almacenar y eliminar, así como procesar de cualquier otra forma, información personal:

  • Trabajamos para respetar las expectativas individuales de privacidad.
  • Damos un aviso adecuado sobre cómo la información personal que recopilamos será manejada y obtenemos consentimiento, excepto cuando la Legislación de Privacidad no lo requiere.
  • Siempre que posible, ofrecemos a las personas opciones sobre lo que recopilamos y cómo manejamos su información personal.
  • Mantenemos segura la información personal (ejemplos: bajo llave, protegida por contraseña, codificada) y utilizamos datos no identificables siempre que es posible.
  • Limitamos y documentamos el acceso a la información personal.
  • Siempre que es posible y sin perjuicio del ejercicio de derechos según la Legislación de Privacidad, proporcionamos a las personas formas directas de revisar y corregir su propia información personal.
  • Utilizamos la información personal sólo conforme a la autorización de uso dada y las opciones elegidas por el titular de los datos, a menos que estemos autorizados u obligados por ley a proceder de otro modo.
  • Somos transparentes en cuanto a cómo una persona puede presentar una queja, ejercer un derecho o resolver una disputa relacionada con el manejo de su información, bajo la Legislación de Privacidad.
  • Aplicamos las reglas locales y de otras legislaciones para la transmisión y transferencia de datos cuando transmitimos, transferimos, accedemos o utilizamos información personal tratada por ORGANON para garantizar que se conserve el cumplimiento de las normas locales, fuera de nuestro país cuando sea aplicable.
  • Hacemos seguimiento y velamos por el cumplimiento de nuestras políticas y procedimientos de privacidad y protección de datos.
  1. DE LA AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES

Obtendremos la autorización de tratamiento de datos del titular antes de recopilar cualquier dato personal en estricto cumplimiento a la Legislación de Privacidad, excepto cuando misma no lo requiera. En caso de recolectar datos personales sensibles y/o de niños, niñas o adolescentes, ORGANON aplicará las medidas de seguridad especiales y apropiadas, y tendrá en cuenta los requerimientos legales particulares para obtener la autorización y tratar este tipo de información.

  1. DE LA NECESIDADE DE LOS DATOS

Nos comprometemos a recopilar solamente los datos personales estrictamente indispensables para cumplir con las finalidades autorizadas por los titulares de los datos.

  1. DE LA SEGURIDAD DE LOS DATOS

Nos esforzamos para establecer y mantener medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas que protejan los datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o tratamiento no autorizado.

  1. DEL EJERCÍCIO DE LOS DERECHOS DE PRIVACIDAD

Los titulares de los datos tienen los derechos establecidos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y desarrollados por el Decreto 1377 de 2013, principalmente a:

  • Acceder a sus datos y a obtener prueba de la autorización de uso de datos personales.
  • Rectificarlos y/o actualizarlos cuando sean inexactos o incompletos.
  • Solicitar la supresión de sus datos de la base de datos.
  • Revocar la autorización otorgada.

Para ejercer cualquier derecho de privacidad, ORGANON ha dispuesto un formulario, al que puede acceder con un clic en la palabra “formulario” o a través del siguiente link: https://organon-privacy.my.onetrust.com/webform/4d949fc0-6243-458b-9630-236692d079f9/8d83366c-3682-4a98-bfab-fe265c3d4604

Para cualquier consulta, contacte: privacidad.colombia@organon.com.

  1. PERSONA O ÁREA A CARGO DE LA ATENCIÓN DE LOS ASUNTOS DE PRIVACIDAD

Todas las peticiones o solicitudes de ejercicio de derechos serán tramitadas por el área de privacidad y protección de datos de ORGANON.

  1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS DE LOS TITULARES
  • Consultas:

El titular, su representante o causahabiente, podrán consultar la información personal del titular que repose en bases de datos tratadas por ORGANON, para lo cual se deberá formular una solicitud por los canales indicados en la sección 7 de esta Política y habilitados por ORGANON para tales efectos.

ORGANON atenderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma; cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, ORGANON se lo informará al titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • Solicitudes o reclamos:

El titular, su representante o causahabiente podrán hacer una solicitud o presentar un reclamo en relación con el tratamiento de sus datos por escrito, el cual debe contener, al menos, la siguiente información:

  1. Identificación completa del titular y del solicitante, cuando no sean la misma persona.
  2. Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo.
  3. Dirección de correspondencia del solicitante.
  4. Documentos soporte de la solicitud.

En caso de que la solicitud o reclamo resulte incompleto, ORGANON pedirá al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud o reclamo que aporte documentos adicionales o complete la solicitud o reclamo. Si dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del requerimiento, el solicitante no presenta la información requerida o completa el reclamo, se entenderá que ha desistido de la solicitud o reclamo.

ORGANON atenderá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud o reclamo. En caso de no ser posible atenderlo en ese término, se informará al interesado y se informarán las razones de la demora. En todo caso, ORGANON dará respuesta en un término de máximo ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

De conformidad con la regulación aplicable, el titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ORGANON como responsable o encargado del tratamiento según se refieren en esta sección 9.

  1. DE LA TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

Podremos compartir la información personal con encargados del tratamiento, que asumirán las obligaciones que ORGANON establezca y aquellas que le sean aplicables por ley. Para este fin ORGANON suscribirá contratos o acuerdos de transmisión y/o procesamiento de datos personales en los términos establecidos por la Legislación de Privacidad. Particularmente cuando la transmisión sea internacional, en caso que no exista contrato o acuerdo de transmisión y/o procesamiento de datos ORGANON contará con la autorización expresa del titular de los datos. En todo caso, daremos cumplimiento a lo establecido en la Legislación de Privacidad.

Además, como parte de nuestros servicios y actividades, podemos transferir datos personales a terceros nacionales o extranjeros, distintos de un encargado. En estos casos, siempre observaremos los deberes y obligaciones establecidos por la Legislación de Privacidad. En el caso de transferencias de datos a terceros países, también verificaremos que el país al que se realiza la transferencia cumpla con un nivel adecuado de protección de datos, de conformidad con los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio, en caso contrario obtendremos el consentimiento de titular, y en todo caso, damos cumplimiento a lo establecido en la Legislación de Privacidad.

  1. DE LOS DATOS QUE SE RECOPILAN, TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

Para conocer más sobre los datos personales que recopilamos, el tratamiento al cual serán sometidos y para qué finalidades los utilizamos, por favor consulte nuestra Política Global de Privacidad.

Sin perjuicio de lo anterior, algunas de las finalidades generales del tratamiento de datos que realizamos son:

  • Gestionar y/o mantener la relación que tenga o que llegue a tener el titular o la entidad con la cual se encuentre vinculado con ORGANON, cualquiera que sea su naturaleza, lo que incluye ejecutar y cumplir las obligaciones que se deriven de tal relación, y realizar la gestión administrativa y contable que corresponda a tales relaciones.
  • Cumplir las políticas internas, procedimientos operativos estándar y demás lineamientos relevantes de ORGANON, incluyendo procedimientos y obligaciones de conocimiento de contrapartes y control y prevención del fraude, el lavado de activos y la financiación del terrorismo, de conformidad con la ley aplicable, lo que incluye realizar investigaciones para combatir el lavado de activos, fraudes y cualquier otra actividad ilícita y/o consulta en listas restrictivas y/u otras bases de datos públicas.
  • Adelantar cualquier trámite ante autoridades y/o personas y/o entidades públicas o privadas, respecto de las cuales la información resulte pertinente, así como, atender requerimientos administrativos y judiciales, pudiendo ser entregados para estos fines a abogados y asesores externos o auditores.
  • Atender y gestionar las solicitudes, quejas, reclamos o sugerencias realizadas por los titulares.
  • Cumplir y dar aplicación a las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano y aplicables a ORGANON.

Lo anterior, sin perjuicio de las finalidades del tratamiento informadas al titular en las autorizaciones de tratamiento de datos correspondientes que ha obtenido y obtendrá ORGANON, de acuerdo con la Legislación de Privacidad.

  1. REFERENCIAS Y RECURSOS

Documentos clave de referencia:

  1.  FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

Las presente Política entró en vigencia a partir del 22 de marzo del 2021, y fue modificada por última vez el 18 de diciembre del 2023.